Il servizio di archiviazione fisica dei documenti in particolare prevede il ritiro, la classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei in originale.

La documentazione viene conservata negli archivi della nostra società in magazzini dotati di impianti a scaffalatura adeguata e dotati di sistema antincendio e antintrusione.

Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitore antipolvere.

Archivi presso la sede del cliente

Attraverso l’utilizzo di tecnologie informatiche, offriamo al cliente la possibilità di usufruire di tutti i vantaggi offerti dalla conversione dei documenti cartacei in immagini di facile e immediata consultazione.

Su richiesta del cliente il documento può essere individuato , acquisito su supporto informatico attraverso scanner professionali e rilasciato in formato Tiff multi pagina , pdf, o altri formati concordati con il cliente.

Progettazioni di locali

Una volta presi in carico i documenti elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di permettere una corretta e funzionale archiviazione del materiale.

Archivio corrente

Riguarda la documentazione di supporto alle attività del cliente. In questo caso interveniamo nella definizione e nella progettazione di strumenti che permettano la corretta formazione degli archivi, in modo da rendere possibile una ricerca veloce ed efficace dei documenti e un ordinamento appropriato di quello che diventerà in seguito un archivio di deposito.

Archivio di deposito

Riguarda la documentazione non più utilizzata per le esigenze correnti ma che ha ancora rilevanza ai fini giuridici e operativi , c.d. ”archivio vivo”.

In questo caso il ns. servizio si basa su una corretta conservazione fisica dei supporti cartacei e la immediata reperibilità delle unità documentali in caso sia necessaria la consultazione da parte del cliente.

Inoltre siamo in grado di fornire il servizio di smaltimento, trasporto e conferimento a discarica autorizzata del materiale cartaceo al compiersi del periodo obbligatorio di conservazione.

Archivio storico

Riguarda la documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica e/o amministrativa e viene conservata, discrezione del cliente, per mantenere traccia storica del documento.

Per questa tipologia interveniamo nella predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla gestione e valorizzazione della documentazione storica secondo quanto descritto dalle disposizioni.

Le fasi del servizio di archiviazione documenti possono prevedere

• – Consulenza archivistica
• – Riordino degli archivi presso la sede del cliente
• – Progettazione di locali
• – Trasferimenti d’archivio
• – Assistenza sull’applicazione della legislazione
• – Redazione elenchi di consistenza e inventari
• – Distruzione certificata e invio al macero con elaborazione del Fir